1. 年末調整電子化の全体像
年末調整手続の電子化は2020年10月に始まった制度で、従業員が控除証明書等のデータをもとに年末調整申告書を電子的に作成し、会社にデータで提出できる仕組みです。紙の控除証明書を保管し、金額を手作業で転記する従来の方式に比べ、転記ミスの削減・控除額の自動計算・紛失時の再発行の手間の解消といったメリットがあります。
2. 「マイナポータル連携」でできること
マイナポータル連携とは、従業員が年末調整申告書データを作成する際、保険料控除等で使う控除証明書等データをマイナポータル経由で一括取得し、年調ソフト等に自動入力できる機能です。マイナポータルと連携してデータ取得できる証明書は、次のようなものが対象です。
- 生命保険料控除証明書
- 地震保険料控除証明書
- 住宅借入金等特別控除証明書・住宅取得資金に係る借入金の年末残高等証明書
- 国民年金保険料等控除証明書
実務メモ：社会保険料控除証明書と小規模企業共済等掛金払込証明書は、まだマイナポータル連携の対象になっていません。「マイナポータル連携をすれば全部自動化される」という誤解が多いため、対応していない証明書は従来どおり書面での提出・入力が必要である旨を、従業員への周知時に明確に伝えることが重要です。
3. 家族名義の保険料も取得できる
生計を一にする配偶者等が契約者になっている生命保険料も、法律上の要件を満たせば本人の控除対象にできます。この場合、マイナポータル上で配偶者が本人を「代理人」に設定しておけば、本人のマイナンバーカードを使って配偶者の控除証明書データも取得できます。家族分の証明書を紙で集める手間が省ける便利な仕組みですが、事前の代理人設定が必要な点は覚えておいてください。
4. 導入に必要な準備
マイナポータル連携を利用するには、次のものが必要です。
- マイナンバーカード（利用者証明用電子証明書のパスワードが必要）
- マイナンバーカードの読み取りに対応したスマートフォンまたはICカードリーダライタ
- 契約している保険会社・金融機関がマイナポータル連携に対応していること（対応状況は国税庁ホームページで確認可能）
5. 「団体扱い」の保険料には注意
会社が保険料をまとめて徴収する「団体扱い」の保険契約は、電子データでの控除証明書発行に対応していません。この場合、従業員には引き続き紙の証明書が届き、年調ソフトへの手入力が必要になります。従業員に周知する際、「電子化したから全員完全にペーパーレスになる」というわけではなく、契約形態によっては紙の対応が残ることをあらかじめ伝えておくと、当日の混乱を避けられます。
6. 実務のポイント
年末調整の電子化は、一度に完全移行しようとすると従業員側の準備（マイナンバーカードの取得、保険会社との連携設定）に時間がかかります。導入初年度は、対応可能な従業員から順に切り替えるなど、段階的な移行が現実的です。
自社の年末調整フローの電子化について検討されている場合は、お気軽にご相談ください。