1. 「宛名の絶対性」という原則
インボイス制度で仕入税額控除を受けるには、原則として「書類の交付を受ける事業者の氏名または名称」、つまり自社の名称が記載されたインボイスの保存が必要です。従業員が個人のクレジットカードで業務用の備品を購入した場合など、店舗が発行するレシートや領収書の宛名が従業員個人名になっていると、そのままでは会社の課税仕入れとして扱えません。
この「宛名のズレ」を解消し、その支出が確かに会社のための立替払いであったことを証明する書類が「立替金精算書」です。
2. 立替金精算書が「必要」なケース・「不要」なケース
受け取った書類 | 立替金精算書 |
|---|---|
会社宛のインボイス | 不要（インボイスのみでOK） |
従業員個人名宛のインボイス | 必要 |
簡易インボイス（レシート・領収書等） | 不要（宛名記載自体が不要な様式のため） |
支払先が免税事業者 | 不要（そもそも仕入税額控除の対象外） |
実務メモ：スーパー・コンビニ・飲食店等が発行するレシートの多くは、宛名記載が不要な簡易インボイス（適格簡易請求書）に該当します。この場合は従業員個人宛のような外観であっても、立替金精算書は不要です。「宛名が個人名だから全部精算書が必要」ではなく、まずその書類がインボイスなのか簡易インボイスなのかを確認することが最初のステップです。
3. 立替金精算書に記載すべき事項
- 1立替えた従業員
- 2支払先・登録番号
- 3取引日・取引内容
- 4税率別の金額・消費税額
- 5会社のための立替えであること
原則として元のインボイスの写しも添付し、電子管理なら電帳法の要件も確認します。
決まった様式はありませんが、次の内容を盛り込む必要があります。
- 立替払いを行った者（従業員名）の情報
- 支払先（仕入先）の名称・登録番号（インボイス発行事業者かどうか）
- 取引年月日・取引内容
- 支払金額（税率ごとに区分した金額・消費税額）
- 「誰が、誰のために、どの取引を立て替えたか」が明確にわかる記載
原則として、この立替金精算書に元のインボイスの写しを添付する形が基本です。仕入先が多数にのぼり写しの添付が困難な場合には、立替払いを行った者（従業員等）の側でインボイスの原本を保存することを前提に、会社側は立替金精算書のみを保存する扱いも認められています。
4. 電子データで管理する場合の注意
経費精算システムなどを使い、従業員が立替経費の内容をシステムに入力して管理する場合、その電子データについても電子帳簿保存法の真実性・見読可能性の確保（VOL.15参照）が求められます。紙の立替金精算書を電子化して管理する場合は、単に画像として保存するだけでなく、システムの仕様書の備付けなど、電帳法の要件を満たした運用になっているかの確認が必要です。
5. 出張旅費との違いに注意
従業員が立て替えた交通費・宿泊費・日当のうち、出張旅費規程（VOL.33参照）に基づく通常必要と認められる部分については、そもそもインボイスの保存自体が不要で、一定事項を記載した帳簿のみで仕入税額控除が認められる特例があります。この特例は、社内規程の有無や、概算払い・実費精算のいずれであっても対象になります。立替金精算書が必要になる一般的な経費の立替えと、出張旅費の特例は別の制度である点を区別して理解しておくと、実務上の判断がスムーズになります。
6. 実務のポイント
最も手間がかからないのは、可能な限り最初から会社宛でインボイスを発行してもらうことです。継続的に取引がある仕入先には、あらかじめ請求書等の宛名を会社名にしてもらうよう依頼しておくと、立替金精算書を作る手間そのものをなくせます。